組織章程

 

應用日語學系系學會組織章程

101學年度修訂

104學年度修訂

105學年度修訂

第一章  總則

第一條       本會定名為私立銘傳大學應用日語系學系學會(以下簡稱本會)

第二條       本會成立之宗旨為:

          一、促進系上師生及會員情感交流及向心力。

          二、保障及增進會員權利義務。

          三、培養學生合作、團結及自治能力。

          四、提升學術風氣,使會員與師長互動密切。

          五、為服務系上同學,定期舉辦各類學術、體育及娛樂…等活動。

 

第二章  會員

第三條       凡銘傳大學應用日語系學生皆為本會之當然成員候選人(包括轉學、轉系、插班之學生),並有權利申請報名加入本會享有本會所有權益。此權利僅限於已經繳交會費之成員。

第四條       本會會員之選舉權、被選舉權、罷免權、創制權、複決權、出席權、表決權、發言權、提案權及質詢權僅限於已經繳交會  費之成員。

第五條       會員之權利

一、 享有本會賦予之選舉權、被選舉權、罷免權、創制權、複決  權、出席權、表決權、發言權、提案權及質詢權之權利。

二、 參與本會所主辦或協辦之各項活動及擔任本會之幹部之權利。

三、 其他依本會組織章程規定得享之權利。

四、 會長及副會長或系學會幹部,因行為不檢,而有損本會榮譽、或個人利益掛勾、私吞公財之事件,本會會員可進行揭舉、罷免。

第六條       會員之義務

一、 會員有遵守本會組織章程及繳納系費之義務。

二、 協助推展本會會務,並維護本會會譽之義務。如於本會中意見分歧本會會員皆有發言權於本會中提出意見,嚴禁向外散發不實之毀謗用詞。

三、 會議出席之義務。如期初、期末大會及其他公開集合之重要會議,或各組之例行組別會議等如無特殊原因且未事先告知本會之幹部即視為忽視會員應盡之義務將視情況進行處分或退出本會。

四、 活動參與之義務。如系上例行活動、合唱比賽或校慶等,視活動重要性所安排之參與會員如無特殊原因且未事先告知本會之幹部即視為忽視會員應盡之義務將視情況進行處分或退出本會。

五、 保密義務。凡本會會員有保障會議及活動策劃內容之義務,不得於活動前向外宣揚擾亂本會活動程序。

六、 大二會員選舉義務。所有大二會員於下學期時皆有義務由各班派出代表競選下屆幹部。詳細內容敘述於本組織章程之第六章:選舉、罷免及交接制度內。

七、 其他依本會組織章程規定得盡之義務。

八、 凡會員有愛惜本會資源之義務。

 

第三章 會費及會產

第七條       會費

一、 會費來源為系上同學入學時繳交之系費。

二、 目前(105學年度)本系會費為每人新台幣四千元整。於新生入學時繳交,四年內不再加收會費。

三、 如有清寒家庭證明、低收入戶、中低收入戶證明、或其他特殊情況之新生可分期繳交全部金額,日後將一樣享有與繳交系費者相同之權利。

四、 新生可要求分期付款。其方式為當屆系學會任期一年內上學期新台幣兩千元,下學期新台幣兩千元。總金額與其他學生相同為新台幣四千元整。

五、 每屆新生之系費為當屆系學會之職責,一定要在任期內收妥,責任不可移交至下屆幹部。

六、 本系會員如因故離開本系(休學或退學),得退還其部分系費。但休學離開本系而未要求退還會費者,若在期限內復學則不需再繳交會費,但其當學期在系上所享有之權利義務須由當屆系學會斟酌執行。

七、 轉入本系之學員酌收會費一千五百元整,並享有會內之各項權益。

八、 休、退學學生所退系費:

                              甲、大一上退新台幣一千五百元。

                              乙、大一下退新台幣一千元。

                              丙、大二上下退新台幣五百元。

                              丁、大三上下退新台幣三百元。

九、 系費應由決策委員會研擬提議,指導老師同意,並經過各組長半數之出席成員同意,且會長必須於本會期初、期末大會公告,但系費之改變是不具追溯力的。

第八條       會產

                    一、凡本會保管之公有器材之財產,均屬器材組負責管理。如有遺失將

               由器材組負責賠償。

                    二、會產器材的租借須向器材組填寫租借申請單。消耗品(如電池)需自

               行購買,不外借。

                    三、凡本會保管之美術用品之財產,均屬器材組負責保管。如有遺失將

               由器材組負責賠償。

                    四、美術用品的租借須向器材組填寫租借申請單。

                    五、凡租借本會會產者須於約定時間內歸還,如逾期,需罰該物價錢的

百分之十到十五的罰金;如擅自借給他人者,責罰該物百分之二十到二十五的罰金;如遺失或損壞本會會產者,則須賠償該物折舊價。

第九條       會費會產申請辦法

一、系學會各組舉辦各項活動前,如活動人員需申請會費預算經費,需

向該組提出支出項目預算額度和明細,由該組組長於活動一個月前向總務提出預算申請,各組組員均不得直接向總務申請預算經費。

二、活動結束後,如活動人員需申請經費,須於活動後一週內向該組組長提出詳細支出明細和收據發票(需打統一編號),該組組員均不得直接向總務組申請預算經費。

三、各組組員如因活動需要而需使用會產,須先向該組長提出申請,再由組長向器材組填寫租借申請單。

第四章 會員大會

第十條       會員大會為本會最高監察機關,每學期於期初、期末各召開一次,並於

        必要時得召開臨時大會;由各班派2名代表參與;會長為主席、副

        會長為副主席,進行討論本會事務、建言、改善及反省。

第十一條  本大會之目的

                        一、本會之活動執行及結果。

                        二、反應本會及會員的意見。

                        三、財務的報告及監督。

                        四、通過修訂的本會章程。

                        五、改善本會缺點之提議。

                        六、下學期期末大會舉行交接典禮。

第十二條  組織章程之修改

一、經由會長、副會長及各組幹部於決策委員會二分之一以上出席,出席者二分之一以上同意,使得修訂組織章程。

二、經由本會會員二分之一以上提議,使得召開會員大會。

三、本會會員大會經由二分之一以上出席,出席者三分之二以上同意,使得修訂章程。

第五章 組織與職責

第十三條           本會設會長一人,經由系上之學生直接選舉產生,任期一年,於每年五月改選,不得連任。會長改選後任期由該年度七月一日正式上任。

第十四條 會長需自行任命副會長及其幹部(議員除外)。需在會員大會公開其幹部名單。

第十五條 一旦任命為系學會幹部者,除非不可抗拒之因素,不可任意離職,否則

         得親自向系上提及處分。

第十六條 徵召各組組員時,應視各組織情況來辦理面試徵召組員。

第十七條 無論是會長、副會長還是各組組長,都應協助系上新生入學各項問題,

         包括新生選課輔導、新生疑難雜症、新生住宿輔導說明、新生環境介

         紹等。

第十八條  會長之職責

        一、對外代表本會,對內領導本會各部門並總理一切事務運作,為本會

            社團負責人。

        二、可提出任免幹部之提案,調整組織職務,並可視需要增設或刪除當

            屆各組組織分配,而罷免各幹部時,需提交會員大會表決通過使得

            成立。

        三、應與會內所有幹部保持聯繫,並協助學校與系上各種事務。

四、計畫全學期工作目標(短中長程計畫)及活動,且須在學年任期結束前辦理學會交接事宜。

        五、應於期初、期末召開定期會員大會,必要時應得召開臨時會議。

        六、舉辦新任團隊幹部交接,交代新任幹部會務工作內容和注意事項。

第十九條  本會下設副會長、議員、執行秘書、文書組、總務組、服務學習組

、活動組、公關組、器材組、宣傳組、文宣組、美宣組、資攝組 等十一大組。

第二十條  副會長之職責

        一、會長因故不克分身時,代表系學會決定事務。

        二、協助人事分配、各組之間協調工作。

        三、協助會長開會、提出注意事項等。

        四、維持會議的秩序、使會議井然有序。

        五、會議的召集及訂定會議的日期。

        六、監督、提醒各組活動事務的進行。

        七、輔助系上特定組長如負責過多活動時,擔任活動總召。

第二十一條 議員之職責

        一、聯繫本會與其他系會、社團。

        二、議員為系學會當然成員。

        三、提出改善本會之建言。

        四、對外宣揚本系之精神、理念。

        五、輔佐系學會、促其進步。

第二十二條  執行秘書組之職責

        一、會議通知單及簡報流程。(提示人、事、時、地、物、流程)

        二、從旁協助會長,提醒要務。

        三、會議訊息公告,事務通知。

        四、製作系學會幹部通訊錄。

        五、製作系學會組織架構圖。

        六、為社團評鑑之總召,整理各項文件檔案。

        七、與各組協調。

        八、協助各組活動向學校上公文。

第二十三條  文書組之職責

        一、協助執行秘書

        二、整理歸納本會全部開會紀錄,固定審查指導監督各組會議情況,隨

            時向會長報告。

        三、為決策委員會、期初、期末及系上全體會議之紀錄者。

        四、本會文書檔案資料之保管者及歸納整理者。紙本記錄及電子檔都必須存檔保留。

        五、系上各項活動後資料之完備化。

        六、提供系上資料給有需求者。

        七、舉辦系上學術性質的活動或比賽。(如演講、作文比賽等)

第二十四條  總務組之職責

        一、向會長提及年度各組及活動預算。

        二、負責審核本會學期活動預算、執行、製作分析數據表。

        三、依照本會章程收取系費。

        四、明確紀錄各組收入、支出情況。

        五、支出各項活動花費。

        六、各組活動前一個月完成報價。

        七、協助各組事項。

        八、召開各活動費用使用狀況說明會。

第二十五條 活動組之職責

        一、舉辦系上各項娛樂動態性活動。

        二、帶動系上整體活力、和諧的氣氛。

        三、活動進行中帶動氣氛、凝聚力。

        四、協助各組事項。

    五、推出活動進行時之表演。

          六、培育活動之人才

第二十六條 公關組之職責

一、與廠商洽談,請求協助合作贊助金。

        二、尋求活動之合作對象。

        三、邀請系上師長及他校、他系、社團、廠商、企業等,參與系上活動。

        四、培育公共關係之人才。

        五、協助各組事項。

        六、負責各活動之廠商贊助企劃及簽訂特約事項。

        第二十七條  器材組之職責

        一、協助系上體育性活動。      

        二、帶動系上全員運動風氣。

        三、協助系上球隊並在定期向學會組織報告說明情況。

        四、增訂器材使用辦法。

               五、系上各項活動前,需公告目前可用系產目錄與器材的申請、租借及

        搬運工作分配。

               六、系產的管理、租借、使用。

        七、協助各組事項。

第二十八條  宣傳組之職責

        一、協助尋求活動的合作對象。

        二、實行各組活動籌畫之宣傳流程及計畫。

三、視活動需要至各班宣傳,至校內宣傳、網路宣傳、撰寫宣傳字條於各教室黑板。

        四、本會及系上活動訊息對外、對內宣傳公告。

        五、新生入學之宣導。

        六、向各班發放報名表。

        七、協助各組做事務性的宣傳。

        八、培育宣傳人才。

九、協助各組事項。

第二十九條  文宣組之職責

        一、新生入學前之本系廣告文宣。

        二、籌畫舉辦日文相關之展覽事宜。

        三、製作系刊,及系上有關學術資訊。

        四、召開文宣會議,為當然之主席。

        五、培育文藝性質之人才。

        六、協助各組事項。

        七、發佈系刊。

第三十條  美宣組之職責

        一、洽談系服、系外套、幹部服。

        二、製作系上各項活動海報。

        三、系上各項活動美術設計、繪圖、插畫、美工電腦設計、封面、版面

            設計等製作。

        四、實行系上各項活動場地佈置及舞台設計。

        五、製作系上各項活動所需道具。

        六、實行活動之靜態性宣傳、廣告看板等。

         七、召開美宣會議,為當然主席。

        八、培育美工設計、場佈設計之人才。

        九、協助各組事項。

第三十一條 資攝組之職責

        一、實行活動期間花絮之數位紀錄。

        二、整理活動相關之數位相片及影片。

        三、將各活動之相片放置於系上攝影之百寶箱。

        四、協助各組事項。

        五、培育攝影專業人才。

                    六、編輯數位相片及影片。

第三十二條 服務學習組之職責

        一、負責與學校服務學習組和相關活動聯繫及執行。

        二、帶動中小學與社區服務學習活動。

        三、協助系上成員參與服務性活動。

四、擬定各學期服務性活動企劃。

五、召開服務學習會議,為當然主席。

六、負責校外推廣籌備與執行。

第三十三條   決策委員會

        一、應由會長擔任主席及召集人。

        二、成員為各組組長(含副組長)。

        三、本委員會為本會最高之行政機構。

        四、本委員會必須配合會長所制定之全學期工作目標及計畫以推行會

            務。

        五、在各項活動前討論分工職責,並在各組委員會推展、分配。

第三十四條 顧問委員會

        一、由前任幹部或本會大三、大四之顧問委員會共同組成並相互推選出

            主席主持委員會。顧問委員會上限為十名。

        二、解釋章程疑義、排除會員糾紛、協助幹部推行會務。

        三、有監督新任幹部團隊會務推行之權利及義務。

 

第六章  選舉、罷免及交接制度

 第三十五條 由學生選舉委員會另定之。

第七章  活動進行制度的模式及各項事務

第四十七條 本會會長及其幹部由本會之三年級主導權利,由二年級學習及執行

           活動之模式。

第四十八條 舉辦活動的流程制度(為各活動總召須遵守之事項)

一、 活動總副召由幹部自願擔任。

二、 各活動應挑選一名大二組員為副召。

        三、總召決定所需籌會次數及日期 (日期方面至少要決定零籌會議日

             期)

        四、活動前一個月完成活動事務及各項流程

        五、活動前一個月擬定好完整的企劃及公文

        六、活動負責人必須召開一次以上針對該次活動之共同會議以便溝通、達成共識。

        七、籌會:

a.總召分發粗流

b.發包工作給各組 (依所需人力拿捏,不必要時不必全員出動)

c.決定活動包裝

d.將公文交給執秘

e.決定籌會次數及日期

f.決定宣傳方式及日期

g,分發工作清單 →器控:器材清單→美宣:美宣清單

h.分發初步細流

i.工作進度追蹤

j.細流如有更動便隨時更新公佈

        八、行前:工作細流最後確認

        九、活動預算應在學期年度交至總務組審核

        十、本會因採分工制度,故要求活動一個月前,各組須針對當活動所需

              器具及費用提及器材組審核系產,再由總務組核對經費,訂由總

              務組制定最後預算交由活動總籌提報學校。

        十三、決定對外活動的場地、與會相關廠商的接洽(如迎新宿營等)。

        十四、活動兩星期前進行宣傳、海報、網宣。

        十五、各組出席活動人數應達該組三分之二之人數。

        十六、活動結束各組需協助器材組場復,並歸回所借之物(包括系產)。

        十七、活動結束一星期內必須進行反省及檢討會,並提出活動成果報告

              書及活動所用之周邊物品(包括感想),及製作活動感想問卷發於

              活動參加者。

        十八、非活動之支出,且為常態、大筆經費時、該組須向總務報告。

        十九、邀請卡、宣傳單、入場券、感謝卡的製作、參與活動後的評估問卷、問卷調查、工作證。

Chinese, Traditional